8 Vantagens do uso de um software de gestão de frotas

O Software de gestão de frota é uma realidade presente nas grandes empresas de logística.

A dúvida é se ele é uma boa opção para as pequenas e médias empresas de delivery, motoboys e empresas de entrega urbanas.

Hoje em dia o uso de softwares de gestão é uma realidade das empresas, seja em pequenas, médias ou grandes empresas.

Com o objetivo de otimizar as operações e as equipes, há ferramentas para gerenciar todo tipo de negócio e a gestão de frotas não fica de fora dessa realidade.

Softwares de gestão de frota ganham a cada instante mais espaço no seguimento, a velha planilha já não consegue atender a realidade de um mercado crescente, que cada vez mais demanda uma gestão mais precisa e eficiente em face dos desafios do setor.

Levando em consideração o acima exposto, em algumas empresas de pequeno porte, alguns gestores ainda desconfiam dos benefícios que um software de gestão de frota possa trazer e questionam principalmente o custo desta ferramenta em relação aos benefícios que ela poderia trazer para a empresa.

Essa desconfiança e falta de investimento em novas tecnologias, cria uma barreira que pode custar caro para as pequenas e médias empresas que decidem não investir nesta preciosa ferramenta.

 

Mas o que é um Software de Gestão de Frota

Um software, de forma simples é um programa de computador que tem por objetivo facilitar a vida do usuário, sendo que um software de gestão de frota, busca de forma centralizada agilizar e facilitar todo o gerenciamento de uma frota, fornecendo assim subsídios para o gestor buscar as melhores soluções para um melhor desempenho de sua empresa.

Simplificando, o software de gestão de frotas integra atividades, monitora e rastreia os veículos e acompanha o desempenho da equipe.

O Software de gestão de frota coloca as informações para a tomada de decisão na frente do computador ou do smartphone do gestor, possibilitando um melhor desempenho da empresa em termos de eficiência e lucratividade. Como resultado imediato, teremos uma melhor qualidade na gestão dos recursos da empresa e mais agilidade no serviço prestado e como consequência a satisfação e fidelização do seu cliente.

Outra vantagem do software de gestão de frota é a redução dos custos operacionais da empresa, seja por melhorar a eficiência dos processos internos e externos, seja pela redução do tempo necessário para fazer algumas tarefas, tais como a redução do tempo para despachar um serviço ou a agilidade e automação ao fechar o financeiro todo mês, fazendo o fechamento financeiro e emitindo os boletos automaticamente.

Para apresentar o que é um software de gestão de frotas e com o objetivo de quebrar essa barreira sobre o uso deste tipo de software, mostramos neste artigo que esta tecnologia é uma aliada das empresas de transporte e fretes, sejam elas pequenas ou grandes.

A seguir, destacamos os principais oito benefícios na utilização do sistema gestão de frota que podem fazer a planilha ou as anotações em papel se aposentar de vez.

 

 

1. Tomada de Decisão

Em um mundo empresarial cada dia mais competitivo, a tomada de decisão é um ponto chave e não existe a decisão perfeita, existe sim, aquela com um respaldo racional e analítico, levando em conta informações reais amparadas em um contexto.

Com isso, a velha planilha ou as anotações perdidas em vários pedaços de papel perdem de longe para um software de gestão de frota, pois este oferece uma análise geral da empresa, com relatórios intuitivos, dinâmicos e segmentados, fornecendo assim uma base sólida para as decisões mais acertadas, onde o gestor pode atuar de forma imediata e estratégica em face das informações online.

 

2. Redução de Custos

Hoje um grande desafio nas empresas é aumentar seu faturamento, sendo que este está atrelado a redução de custos.

Nesta dinâmica, um software automatiza processos reduzindo a chance de falhas, centraliza dados, além de simplificar processos internos, com isso o gestor pode trabalhar de forma mais eficiente, transformando a redução de custos em uma realidade na empresa.

Se você não tem ainda um software de gestão de frota, pense quanto tempo você gasta para definir um entregador disponível e o entregador mais adequado para uma entrega especifica, pode ser que neste momento o entregador esteja voltando para a sua empresa e se você tivesse uma forma eficiente de saber onde ele está, você poderia mandar o serviço em questão neste momento, ganhando assim tempo e economizando combustível.

Imagine quantos dias você demora para fechar o financeiro todo final de mês, talvez dois ou três dias para emitir os boletos dos clientes e fazer o controle dos vales dos entregadores. Ai você teria que entrar no banco e fazer boleto por boleto. Que tal automatizar todos estes processos e fechar o financeiro em menos de meio dia?

Tudo isso é redução de custo e de tempo.

 

3. Segurança

Com uma visão mais geral da empresa de forma centralizada, o gestor tem uma base de dados mais sólida, pois o software de gestão de frota permite criar usuários com diferentes atribuições e permissões, deixando todas as atividades registradas e dando acesso as informações certas para as pessoas certas.

Os seus dados confidencias ficam muito mais seguros desta forma, pois pessoas que estão na parte operacional, não precisam de algumas informações comerciais ou financeiras para executar as tarefas.

Com isso é possível conhecer falhas ou até ações mal intencionadas, evitando assim possíveis fraudes, gerando dados mais reais e acertados da empresa.

No que diz respeito à segurança de seus colabores no trânsito, ou na segurança e proteção dos documentos ou objetos a serem entregues, você vai ter um controle muito maior de onde estão os seus entregadores e se eles já efetivaram as entregas ou não. Tudo automaticamente, sem necessidade de pegar o telefone e ligar para o seu entregador ou passar um whatzap para ele, o que também pode gerar um acidente de trânsito.

 

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4. Disponibilidade da Frota

O software permite elaborar melhores planejamentos para a empresa, possibilitando criar rotas otimizadas, revezamento da frota, escalas e agendamentos, não sobrecarregando assim os veículos e funcionários, tornando assim a frota mais produtiva e eficiente.

Não é preciso esperar o seu entregador voltar para a sua empresa para você passar outro serviço para ele, você pode passar um serviço mesmo que ele ainda esteja em trânsito, pois você vai saber a quanto tempo o seu entregador está do destino ou se ele já fez a entrega e está de volta sem outro serviço programado.

 

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5. Custos Operacionais

Com um controle eficiente e apurado, o software de gestão de frota permite ao gestor acompanhar os gastos individuais dos veículos, identificando as despesas mecânicas previstas e inesperadas, possibilitando empregar de forma mais efetiva o dinheiro em manutenções corretivas e preventivas.

Destacando ainda o gerenciamento eficiente dos pneus, pois o sistema com base no histórico do veículo recomenda o rodízio ou troca, além de sugerir ações eficientes para um melhor desemprenho.

 

6. Cultura Empresarial

Com a implantação do sistema, relatórios amplos e completos são gerados, possibilitando assim mudar a cultura da empresa, pois com base nos dados colhidos é possível promover treinamentos para dirimir falhas e erros, aprimorando assim a equipe.

Com uma equipe eficiente e treinada, a empresa pode promover premiações e incentivos aos colaboradores, fazendo com que o emprenho de cada colaborador seja medido de forma objetiva, fazendo com que a melhoria de eficiência seja um objetivo na vida de cada membro da equipe.

Com a empresa organizada, os seus colaboradores vão poder trabalhar com mais eficiência e poderão ganhar mais por seu trabalho, mudando a cultura de sua empresa.

 

7. Software de Gestão de Frota – Mudanças Rápidas com pouco investimento

Hoje os custos de um software de gestão de frotas é muito menor do que era a alguns anos atrás, isso devido à concorrência entre as empresas de software e também devido ao uso de novas ferramentas de desenvolvimento que permitem que as empresas de desenvolvimento de software possam desenvolver produtos melhores em menos tempo.

Como o software de gestão de frota ataca pontos que causam desperdício de dinheiro e tempo, o retorno do investimento é a curto prazo, sugerimos você calcular o custo do software para ser pago em seis meses, considerando que o valor que você vai pagar no futuro software seja pago com aumento de eficiência, redução de custo e aumento das vendas neste período. Depois deste período, você vai ter condições de se organizar e aumentar o faturamento e lucro de sua empresa.

 

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8. Disponibilidade de Softwares específicos para cada tipo de frota

Hoje existe no mercado softwares específico para cada tipo de frota, levando em conta o tamanho da frota e o tipo de veículo que você usa. Tente achar no mercado um software sob medida para a sua empresa, levando em conta o tamanho da sua frota e o tipo de veiculo que você usa, seja motos, bikes, pequenos caminhões ou grandes carretas.

Existe um software mais adequado para cada empresa, vale a pena você fazer um estudo detalhado levando em consideração as suas necessidades e as várias opções disponíveis no mercado.

Você deve escolher um software que vai proporcionar um ganho financeiro para sua empresa, portanto o custo do software e o custo de treinamento para o uso do software deve ser tal que você consiga o retorno do investimento feito em no máximo seis meses e a partir deste prazo você vai ganhar em aumento de eficiência e no aumento na base de clientes.

É importante também que o software seja específico para sua necessidade, que tenha o mínimo possível de recursos, mas que sejam recursos que vão fazer a diferença para a sua empresa.

Não adianta comprar ou contratar um software que tenha muitos recursos e você vai usar somente a metade destes recursos.

Se você comprar ou contratar um software que tem mais do que você precisa, você vai pagar mais caro, vai ser mais difícil de usar e o treinamento do seu pessoal vai ser mais longo e difícil.

 

Conclusão:

Os benefícios do uso de um software de gestão de frotas vão muito além dos oito itens citados acima, porém esses  já são um bom começo para derrubar as barreiras referentes ao software de gestão de frotas e aposentar de vez a velha planilha.

Uma empresa que deseja crescer deve romper velhos conceitos, fazer uso da tecnologia é estar na frente dos seus concorrentes.

 

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2 comentários em “8 Vantagens do uso de um software de gestão de frotas”

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